Håndtering af personlige oplysninger

Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU. Hos modul foto ApS opdaterer vi vores systemer og processer for at forberede os til GDPR’s ikrafttrædelse 25. maj 2018.

Hvis du gerne vil læse mere om modul foto ApS’ håndtering af oplysninger, kan du læse nedenfor:

 

1 Hvor kommer oplysningerne fra?

Når skolen/institutionen bestiller modul foto ApS til at tage billeder:

Skolebørn: Hvis man som forælder, modtager en seddel med påtrykte oplysninger har modul foto ApS modtaget disse fra skolens elevsystem. Hvis man som forælder, modtager en seddel der ikke er fortrykt med oplysninger, får modul foto ApS oplysningerne fra forælderen der udfylder sedlen.

Institutioner og dagplejere: Oplysningerne kommer fra den forælder der udfylder bestillingssedlen.

Forældre kan også bestille billeder efterfølgende via telefon eller e-mail, samt oprette ordre på lignende vis.

Gennemføres en ordre i netbutikken, vil oplysningerne blive tilrettet/tilføjet fra denne ordre.

 

2 Med hvilket formål behandles oplysningerne?                  

Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældre(ne).

modul foto ApS formidler, sælger eller udveksler aldrig dine personlige oplysninger til tredjepart.

modul foto ApS forbeholder sig retten til at videredistribuere gruppe- og portrætbilleder til skolens interne formål.

 

3 Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?

Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller modul foto ApS til at udføre fotograferingen.

Jf. tilladelsen til portrætfotografering givet på den underskrevne bestillingseddel beholder modul foto ApS oplysningerne der evt. er givet på forhånd jf. ovenstående, eller også slettes oplysningerne igen jf. pkt. 7. På bestillingssedlen er der afgivet ønske om bestilling når der er krydset af og sedlen er underskrevet.

 

4 Hvilken følsomhed har oplysningerne?

Almindelige persondata

– herunder: Elevens navn, klassetrin, forældres navn(e), adresse samt evt. e-mail og telefonnummer. Sidstnævnte bliver kun oplyst til modul foto ApS, når der bliver gennemført/bestilt online i modul foto ApS’ netbutik af forælderen selv. Der kan også være koblet et portrætbillede til oplysningerne samt forefindes et elevnummer fra skolens interne arkiv.

 

modul foto ApS hverken bruger eller lagrer CPR-numre.

 

5 Er den registrerede oplyst om behandlingen?

Det fremgår, pr. 28. maj 2018, af vores udleverede bestillingsseddel, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på modul foto ApS’ hjemmeside: www.modulfoto.dk

Oplysningen herom bliver også gentaget ved en gennemførelse af ordrer i modul foto ApS’ netbutik.

 

6 Er personoplysningerne nødvendige for formålet?

Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller modul foto ApS til at udføre fotograferingen.

Skoler:

Ja, modul foto ApS skal bruge oplysningerne fra skolen ifbm. ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne som modul foto ApS er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager modul foto ApS oplysningerne på forhånd, før fotograferingen. Ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger modul foto ApS personoplysningerne hertil.

Institutioner:

Ja, ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger modul foto ApS personoplysningerne hertil.

 

7 Hvornår udløber/slettes oplysningerne?

Skoler:

a.) De påtrykte sedlers informationer slettes igen efter endt fotografering på skolen (dvs. efter opsamlings-fotograferingen), hvis der IKKE har været en underskrift på bestillingssedlen.

Barnets/elevens fornavn samt klassetrin forbliver i systemet grundet info til skolens arkiv. Dette slettes ved udgangen af kalenderåret, året efter endt fotografering.

b.) Hvis forælderen har ønsket fotografering, slettes oplysninger om eleven, ved udgangen af kalenderåret, året efter endt fotografering. Dvs. får skolen taget billeder i oktober 2018, slettes oplysningerne ultimo december 2019. Herefter gemmes der alene oplysninger om forælderen jf. Bogføringsloven.

Institutioner og dagplejere:

Hvis der af forælderen er ønsket fotografering, slettes oplysninger om barnet, ved udgangen af kalenderåret, året efter endt fotografering. Dvs. får institutionen taget billeder i oktober 2018, slettes oplysningerne december 2019. Herefter gemmes der alene oplysninger om forælderen jf. Bogføringsloven.

Portrætter og børnenes navne slettes ved udgangen af kalenderåret, efter endt fotografering, ligesom login-muligheden i modul foto ApS’ netbutik udløber. Portrætter ligger, før de slettes på samme vis, på modul foto ApS’ server under et anonymiseret filnavn bestående af tal og bogstaver.

 

8 Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?

Ja, modul foto ApS driver en sæson-præget virksomhed, med hoved-fotografering/højsæson i skoleårets start: fra august til november-måned og derefter lavsæson frem til juni-måned, året efter. Det er modul foto ApS’ vurdering, at der kommer henvendelser på alle slags billeder fra én højsæson til den næste, hvorfor muligheden for (gen)bestilling er aktuel.

 

9 Er personoplysningerne korrekte og ajourførte?               

Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger på bestillingssedlen, telefonisk eller på mail, ligesom forældre med børn i institutioner kan påføre ajourførte oplysninger på sedlen.                   

 

10 Hvem har adgang til oplysningerne?

modul foto ApS’ administrative medarbejdere. Fotografen har kun adgang til oplysningerne under fotograferingen.

modul foto ApS forbeholder sig retten til at videredistribuere gruppe- og portrætbilleder til skolens interne formål.

 

11 Hvor lagres personoplysningerne?

I virksomheden; internt på modul foto ApS’ drev og dertil beskyttede servere. Underskrevne sedler destrueres og opbevares ikke fysisk. Kun digitalt.

 

12 Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?

Ja. Du har ret til indsigt: Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret om dig. Kontakt modul foto ApS pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.

Retten til at korrigere data: Du har ret til at anmode om at få dine personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.

Retten til at slette data:
Du har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som modul foto ApS benytter, undtagen i følgende situationer:

* Hvis du har en bestilling ved modul foto ApS

* Hvis du har en uafklaret sag hos kundeservice ved modul foto ApS

* Hvis du har et økonomisk mellemværende med modul foto ApS, uanset betalingsmåde

* Hvis du har foretaget et køb, beholder vi dine personlige oplysninger i forbindelse med din transaktion af hensyn til bogføringsreglerne

Herunder også den registreredes øvrige rettigheder; begrænsning af behandling og retten til at kunne flytte sine personoplysninger (dataportabilitiet).

Hvordan kan du udøve dine rettigheder?
Vi tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vores kundeservicemedarbejdere altid dine forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Du kan altid kontakte kundeservice herom på modulfoto@modulfoto.dk

 

Retten til at klage til en tilsynsmyndighed:
Hvis du mener, at modul foto ApS behandler dine personlige oplysninger på en ukorrekt måde, kan du kontakte kundeservice på modulfoto@modulfoto.dk

Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet.

 

13 Hvem videregives oplysningerne til? (Underdatabehandlere)

  • Alle kundedata opbevares på intern server via en underdatabehandler. Serveren kan tilgås ved support og evt. vedligeholdelse.
  • modul foto ApS har ansat freelance-fotografer hvoraf alle er underlagt samme arbejdsbetingelser som øvrige ansatte, herunder fortrolighed og tavshedspligt.
  • I forbindelse med forældrenes bestilling, og et længerevarende udestående, trods fremsendte betalingspåmindelser, vil oplysninger blive videresendt til modul foto ApS’ inkassobureau – en underdatabehandler.
  • Alle billeder i modul foto ApS bliver behandlet af en underdatabehandler. Billederne har anonymiserede billedfilnavne under hele processen.
  • modul foto ApS hoster deres hjemmeside samt netbutik i Danmark hos underdatabehandlere.
  • Hvis skolen har bestilt modul foto ApS til at levere en elevbog, bliver denne trykt og leveret fra en underdatabehandler.
  • I forbindelse med levering af billeder til dig kan transportfirmaer modtage oplysninger om dit navn og adresse.

 

14 Foreligger der (under)databehandleraftale(r)?

Ja, der er udfærdiget databehandleraftale(r) mellem modul foto ApS og underdatabehandlere.

 

15 Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?

Nej